Un aspecto que tienen en común los proyectos y los procesos es que se componen de actividades, recursos, salidas, entradas, responsables, entre otros. Sin embargo, la gran diferencia radica en que un proyecto genera un resultado único, como construir un nuevo canal digital, implementar un ERP, mejorar nuestro proceso de gestión de demanda o desarrollar una base de conocimientos basada en IA generativa.
Por otro lado, un proceso genera un resultado repetible, como un ticket de atención, soporte a un sistema o levantar iniciativas de usuarios.
Ahora bien, los proyectos, al igual que los procesos, pueden presentar desperdicios, es decir, actividades que según el enfoque Lean, no son percibidas como valiosas por los clientes y, por lo tanto, siempre buscaremos eliminar o reducir, ya que el cliente no estará dispuesto a pagar por estas.
También es bueno recordar que cuando hablamos de valor, sabemos que este es subjetivo, ya que depende de la percepción del cliente. Dentro de ello, podemos encontrar clientes externos, quienes son los receptores finales de nuestro proyecto, y clientes intermedios, que son receptores de los entregables o salidas de cada una de las actividades que son parte del proyecto.
En Lean, donde se acuñó el concepto de pérdidas en los procesos, también denominado MUDA en japonés, se nos dice que todo proceso, y por supuesto, los proyectos, pueden presentar 8 tipos de desperdicios:
D (Defects ==> Defectos) se refiere a los incumplimientos de la especificación esperada por el cliente. Estos incumplimientos pueden observarse a nivel de un entregable final o intermedio. Toda actividad que genera defectos inyecta complejidad y costos al sistema, como retrabajos (ej. rechazos de código), desechos (ej. pérdida de material), e incluso sobrecarga, ya que parte de la capacidad debe realizar sobreesfuerzo.
Un dato interesante que puede darte una idea de qué tan eficaz es tu proceso es calcular el desempeño o Yield. Cuanto más alto, mejor; un Yield de 99,99997% presenta lo que en Six Sigma se llama nivel 6 de Sigma, es decir, un proceso altamente robusto desde el punto de vista del cliente.
Yield = 1 – DPO, donde DPO es defectos por oportunidad y se calcula como DPO = D / (N * O), donde O son las oportunidades de falla, es decir, las especificaciones desde el punto de vista del cliente, N es el tamaño de la muestra, y D son los defectos o incumplimientos en sí.
Ejemplo: Supongamos que tenemos una configuración en SAP que acabamos de terminar e iniciamos sus pruebas, donde cada funcionalidad es probada en base a 3 criterios (cumplir criterios de aceptación del cliente, validar consistencia de datos, validar formato de los datos). Si realizamos 20 pruebas y de ellas tuvimos 30 defectos, entonces nuestro DPO es 50%, donde O = 3, N = 20, D = 30.
Por ende, nuestro Yield es 1 – DPO = 50%, es decir, la eficiencia de nuestro proceso es de un 50%, lo cual es pésimo. De hecho, lo ideal es que el Yield sea mayor al 95%, y para soluciones que requieren un alto nivel de precisión, esto debe ser mucho mayor, como 99,9999%.
O (Over Production ==> Sobreproducción) es definida como una de las peores pérdidas en Lean y consiste en producir más y/o antes de lo que el cliente necesita. Por ejemplo, cuando desarrollamos un reporte muy completo que cruza ventas, estrategia de marketing, etc., sin hacer validaciones tempranas y finalmente nuestro cliente solo aprecia una parte de este que le resulta útil. Esto provoca esfuerzo perdido, desmotivación, quejas, entre otros.
W (Waiting ==> Espera) es una de las pérdidas más habituales y se refiere a todas las veces que una actividad debe esperar para iniciar o terminar. Esto puede ser debido a un input generado por una actividad anterior que está atrasada, una aprobación requerida para terminar la actividad, o recursos necesarios para realizarla.
La espera habitualmente genera retrasos en los proyectos y aumenta la cantidad de trabajo en proceso, es decir, actividades iniciadas y no terminadas, aumentando la sobrecarga (muri) en los equipos y, con ello, la generación de irregularidades (mura) como desfases importantes en las fechas, aumento de defectos, entre otros.
N (Non Utilized Talent ==> Talento no utilizado) ocurre cuando disponemos de personas no competentes e informadas para resolver una actividad, o cuando ponemos a alguien que tiene mucha más competencia de la que se necesita en la actividad, pudiendo aprovechar a esta persona en otras actividades donde su experiencia pueda ser más valorada.
Ejemplo: Cuando un programador sin experiencia en IA se pone a desarrollar algoritmos ML y crear modelos sin conocimiento previo, esto conllevará retrasos, defectos y sobrecarga en los equipos y en la persona responsable de la actividad.
T (Transport ==> Transporte) se refiere a las actividades que conllevan el transporte de materiales o personas durante el proceso/proyecto. En el mundo del software, cuando requerimos transportar nuestro software de un ambiente a otro, lo cual puede conllevar mucho esfuerzo y defectos. Aquí, disciplinas como DevOps pueden ayudarnos.
I (Inventory ==> Inventario) consiste en el inventario de productos terminados no entregados al cliente, productos semiterminados y materias primas presentes en el sistema. En un proyecto, el WIP (trabajo en proceso, como documentación sin terminar, ítems en un sprint sin cumplir el DoD) es un ejemplo. Otros incluyen versiones del producto que no han sido liberadas en producción.
M (Movement ==> Movimiento) consiste en el movimiento innecesario de las personas que producen el valor. Ejemplo: cada vez que debes buscar un código o documentación, o cuando debes habilitar una herramienta para poder trabajar, o cuando nos cambian las prioridades.
Todo esto te hace perder tiempo y se traduce en sobrecarga e irregularidades.
De hecho, un movimiento peor, es cuando debemos cambiar lo que estamos haciendo por otro cosa, a ese costo de cambio, se le denomina switching cost, el cual consiste en el costo en tiempo, que toma dejar de hacer algo, para comenzar a hacer la otra cosa, bien.
E (Extra processing ==> Sobreprocesamiento) es cuando nuestro proceso/proyecto presenta más pasos de los necesarios para generar un entregable de valor. Un clásico en el desarrollo de sistemas son los ciclos de pruebas funcionales o cuando no definimos los criterios de aceptación con el cliente, generando validaciones interminables. Otros ejemplos son los comités de control de cambios, lo cual afecta el flujo continuo de trabajo.
Una herramienta que puede ayudarte a identificar MUDAS es Checklist de Casa de Mudas de GoSimple, el cual en su primera versión, te ayudará a identificar Mudas y priorizar contramedidas, en función del impacto y recurrencia de éstas.
Además de las pérdidas (MUDA), dos problemáticas se conectan con las mismas: irregularidades (MURA) y sobrecarga (MURI), y que afectan al flujo de trabajo de un proyecto.
A continuación, podemos ver más gráficamente las diferencias entre estos conceptos.
Por lo tanto, un buen punto de partida en el proyecto es identificar sus pérdidas.
Beneficios al eliminar MUDAS
- Aumenta la productividad y eficiencia reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para completar una tarea en el proyecto..
- Reduce los costes y el despilfarro de recursos eliminando gastos y consumos innecesarios.
- Mejora la calidad y la satisfacción del cliente reduciendo errores, fallas, tiempos de inactividad y defectos, y aumentando la fiabilidad y la coherencia.
- Mejorar las chances de éxito del proyecto, en base un mayor foco en entregar valor y cumplir expectativas de los interesados claves, mayor confiabilidad en los tiempos de entrega y menores costos.
Como podemos reducir o eliminar la ocurrencia de estas Mudas?
1.Evaluación Continua de Procesos: Revisar y optimizar continuamente los procesos de gestión y desarrollo del proyecto para eliminar desperdicios.
2. Simplificación y Estandarización: Simplificar y estandarizar procesos para mejorar la eficiencia.
3. Mejora de la Comunicación: Mejorar la comunicación entre equipos y stakeholders para evitar esperas y duplicaciones.
4. Capacitación y Desarrollo: Capacitar al equipo en prácticas de Lean y gestión eficiente de proyectos.
Conclusiones
La identificación y eliminación de pérdidas (MUDAs) en proyectos tecnológicos es crucial para garantizar la eficiencia y la satisfacción del cliente, y atacar el gran desafío de la «industria de proyectos», como es el incumplimiento de expectativas, es decir, más del 53% de los proyectos se entrega tarde, siendo el atraso en promedio de 30%, el 56% de los proyectos no cumplio con los beneficios esperados, y el 45% presento se excedió su presupuesto.
En base a lo anterior, invitamos a todos los líderes de proyectos y equipos tecnológicos a tomar un enfoque proactivo en la identificación y eliminación de pérdidas en sus proyectos.
Para comenzar, te sugerimos mapear tus procesos actuales, identificar las actividades que no agregan valor y aplicar herramientas de mejora continua. Recuerda que la mejora es un viaje constante y cada paso hacia la eliminación de desperdicios es un avance hacia un proyecto más exitoso y satisfactorio.
¡Adelante, comienza hoy mismo tu camino en «Hacer más simple y valiosa la gestión y entrega de valor en todos tus proyectos»,