Una de las principales razones por las cuales fallan los proyectos, es por el mal manejo de las expectativas e intereses de los interesados del proyecto, e inclusive la omisión de algunos de estos, ya que recordemos que un proyecto es la manera en cómo las organizaciones y personas, construyen puentes, entre su realidad actual y la requerida / deseada, mediante un esfuerzo temporal y único, que permite generar el cambio.
Ahora, cuando nos referimos a interesados, estamos hablando de personas que están activamente involucrados con el proyecto o quienes pueden ser afectados por el proyecto,
y estos interesados pueden ser..
- Personas que pueden representar un Grupo de Interés
- Personas que pueden ser parte del Equipo del Proyecto
- Personas que pueden ser requeridas dentro del proyecto
- Personas cuya función se ve afectada por el Proyecto
- Personas cuyos objetivos se ven afectados por el Proyecto
No obstante, uno de los aspectos que si o si debemos lidiar cuando impulsamos un cambio, es gestionar la resistencia natural de las personas al mismo, y esto se debe principalmente a que el cerebro humano está diseñado para dos cosas, evitar amenazas y maximizar recompensas, siendo el primero el que nos ayuda a mantenernos a salvo, y el segundo a progresar.
Un aspecto interesante, es lo que nos propone David Rock, Autor Your Brain Work, Co-fundador & CEO del Neuroleadership Institute, quien desarrolló un modelo denominado SCARF que explora la neurociencia social,
Permitiendo explicar el comportamiento humano en base a intereses sociales, y que categoriza en 5 Dominios donde experimentamos Amenazas y Recompensas, y que si uno de estos dominios es reducido, nuestro cerebro activa respuestas a la amenaza, y por el contrario, si uno de estos aumenta, nuestro cerebro activa respuesta de recompensa.
Cinco Dominios de SCARF
Veamos, un par de casos,
Caso 1 ) Si un interesado, ve que el proyecto implicará una subida de cargo en su organización, con mas poder y autoridad, es muy probable que esta persona perciba que el proyecto le brindará una recompensa, por lo tanto es mas probable, que apoye e incluso se transforme en promotor del proyecto.
Caso 2) Si un interesado, ve que el proyecto implicará mayor incertidumbre, ya que conlleva cambios en sus funciones, lugar de trabajo y resonsabilidades, es muy probable que esta persona perciba al cambio, como una amenza, y mas probable que no apoye el proyecto, e incluso lo rechace.
Ahora, al tener presente este modelo, que esta siendo puesto a prueba por la neurociencia, volvamos a la gestion de interesados.
Que es la gestión de interesados?
Es un proceso que implica identificar a todas las personas, grupos y organizaciones que tienen algún interés o pueden verse afectados por el proyecto, y luego desarrollar estrategias para gestionar sus expectativas, necesidades y comunicaciones, para ganar promotores y aliados para el proyecto, y reducir el número de retractores.
Por que necesitamos gestionar interesados?
Debido a que un proyecto responde a conjunto de expectativas, requerimientos y disposición de interesados respecto al proyecto, y si no somos capaces de manejarlo, podemos enfrentar severos rechazos al mismo, e inclusive la cancelación del proyecto, en su ejecución y/ o posterior operación.
Como gestionamos a los interesados?
- Identificar a los interesados y continuamente confirmarlos durante toda la vida del proyecto
- Comprender sus requisitos, expectativas y rol en el proyecto.
- Analizar su nivel de influencia e interés.
- Priorizar en base a su nivel de influencia e interés.
- Involucrar en base a un plan de comunicación
- Monitorear cambios en la posición de los interesados y efectividad de nuestro plan de comunicación.
Durante los primeros pasos, y en particular en el paso 4, ya podemos trabajar con la bien conocida, matriz de poder e influencia
Mediante la cual, podemos idenitrficiar y gestionar nuestra respuesta a:
Promotores, debemos involucrarlos y hacer que colaboraren en el proyecto, se vean parte de él, sean los que movilicen a los otros interesados,
Latentes se les debe informar de manera proactiva, como reuniones periódicas, empatizar con su punto de vista e intentar integrar sus preocupaciones en nuestro proyecto, para darles respuesta sin que nuestro proyecto se vea afectado.
Defensores, se les debe comunicarlos avances del proyecto, de manera prácticamente unidireccional.
Apáticos se les debe monitorizar cada cierto tiempo si estos grupos o personas continúan en la misma posición.
Para manejar esta información, podemos apoyarnos en la matriz de gestion de interesados.
Donde una vez identificados los interesados, y recogido sus expectativas, requerimientos, e intereses por el proyecto, asi como su nivel de poder, también determinamos el grupo de interés (ej. Retractor) y con ello la acción con el grupo, y medidas de comunicación.
Conclusión
La gestión de interesados es esencial para el éxito de cualquier proyecto, ya que asegura que todas las partes relevantes estén informadas, comprometidas y apoyen el proyecto a lo largo de su ciclo de vida.