Uno de los principales desafíos que enfrentan los lideres es poder delegar de manera eficaz a sus equipos responsabilidades y tareas, lo cual conlleva a una sobrecarga en roles de liderazgo, y también, menor delegación y micro gestión, esto último, impacta la moral y aumenta la dependencia de los miembros del equipo en el líder, lo cual conlleva un gran desgaste y en ocasiones estrés en el líder también.
Ya que el líder, no solo debe hacerse cargo de tareas que no puede transferir, como propone la matriz de Eisenhower, sino que además, debe hacerse cargo, de tareas que debería delegar.
Afectando con ello su productividad y contribución, y al mismo tiempo, condicionando la capacidad de todo el equipo, a su propia capacidad de “manejar muchas cosas a la vez”
Por lo tanto, como podemos abordar esta situación. Pues bien para ellos, podemos combinar Cuatro enfoques que se complementan muy bien, para que un líder pase de gestionar tareas e inclusive, personas a gestionar promesas y liderar personas.
1ero. Define las expectativas del Equipo, concentrándonos en la esencia de lo que esperas y la promesa de valor de cada miembro del equipo, hazlo de forma colaborativa, para fomentar la apropiación de los miembros del equipo, donde cada uno plantea lo que espera y no del otro.
2. Acordar la Delegación de Decisiones
En base a las principales decisiones que se pueden tomar en el Equipo, se acuerda como, con quien y cuanto serán delegadas, para ello nos apoyaremos de la matriz de decisión de Management 3.0. Siendo de gran ayuda para establecer promesas de tipo decisional, entorno al equipo, empoderando a sus miembros, en resolver el cómo cumplirlas.
Veamos como trabaja..
La primera columna incluye las principales decisiones, y las siguientes columnas establecen el nivel de decisión y quien decide que, ejemplo en el caso de Tell (Decir) la decisión la toma solo el líder, en Agree (Acordar)la decisión acordada y en Delegate (Delagr), la decisión es delegada totalmente a uno o mas miembros del equipo.
¡Un cuidado que debes tener cuando uses la matriz, es evaluar bien, el nivel de competencia e información que cada miembro tiene en relación a la decisión, ya que lo peor, es delegar una decisión a alguien sin las competencias e información necesarias, para que esta se pueda cumplir de manera eficiente.
3ero. Levantar las competencias claves del Equipo,
Es esencial saber que tan bien o no, tenemos cubiertas las competencias requeridas en el equipo, para poder cumplir con promesas de valor a sus clientes internos / finales, inclusive la organización.
Veamos cómo trabaja..
La matriz nos permite determinar que tan bien el equipo cubre las competencias claves, quienes tienen la competencia para hacer el trabajo (Practitioner) y quienes incluso, pueden enseñar a Otros (Master)., y el nivel de cobertura de competencias claves requeridas (Competencie’s coverage).
4. Gestión Basada en Promesas (Compromisos)
No menos importante, pasar de gestionar tareas a compromisos, también conocido como gestión basada en compromisos, en las cuales cada persona del equipo, puede ser un Cliente de un Pedido, o Realizador de un Pedido.
- Todo comienza, en la etapa de Preparación, donde un Cliente realiza un Pedido a otra Persona, a quien llamaremos Realizador, quien se da el trabajo de entender el pedido, y acordar las condiciones de satisfacción con el Cliente (similar cuando definimos criterios aceptación en Historias de Usuarios)
- Luego, pasamos a la etapa de Negociar, donde el Cliente puede aceptar / cancelar el pedido, y el realizador, puede desde aceptar (compromiso) hasta contra ofertar, si la primera oferta no fue aceptada por el Cliente.
- Ahora, continuamos con la etapa Ejecutar, que es donde el realizador ejecuta el pedido, reporta el progreso y finalmente, el cumplimiento.
- Finalmente, terminamos con la etapa Evaluar, en donde el Cliente declara su satisfacción o no, respecto a lo realizado por el realizador.
La gestión basada en compromosos (committment based management) fue desarrollado por el PhD Fernando Flores, Chile.
Algunos aspectos claves a considerar son:
- El compromiso, es siempre, entre dos personas, donde uno, es cliente, y el otro, es realizador, y de por medio, existe una promesa de valor para satisfacer un pedido.
- Siempre, existe espacio de negociar, donde el cliente y realizador, puede aceptar o cancelar, y se acuerdan y explicitan las condiciones de satisfacción.
- Recordar que un buen compromiso, es aquel que puede cumplirse
- Ser un buen Cliente, implica preparar bien pedido (fecha requerida, propósito, otros), ayudando a su Realizador a ser mejor, aceptando oferta / cancelando pedido y declarando nivel de satisfacción.
- Ser un buen Realizador, implica hacer promesas factibles, ayudando a su cliente a ser mejor, reportar el progresos y cumplimiento.
- No olvidar, el contexto de obviedad, que puede ser muy diferente, entre el Cliente y el Realizador, por ello es muy importante, ser honestos, y procurar entender (en vez de reaccionar) y orientar, cuando se requiera.
- Evitar la ambigüedad, como no fijar plazos, y acciones, y responsabilidades, según corresponda.
- Finalmente, Feedback y soporte, entre las partes, ya que el entorno puede cambiar, los resultados preliminares pueden estar lejos de lo esperando (pedido deficiente, promesa deficiente, otros), e incluso, la promesa puede ser sobre un problema complejo (falta de claridad en alcance y ejecución) cuyo progreso, puede requerir feedback en forma temprana, como Scrum, y soporte, para sortear obstáculos.
Recuerda, el feedback es para mejorar comportamientos o reforzar los buenos comportamientos, y particularmente, estos últimos, hazlos visibles.
Conclusiones
Es importante recordar, que como lideres NO gestionamos personas, ya que eso habitualmente conlleva micro gestión, donde los miembros del equipo, asumen un rol más inmaduro.
Por lo tanto, el antídoto es Acordar y Empoderar, para alcanzar resultados sobresalientes, estableciendo roles claros, compartiendo responsabilidades (competencia x información), creando el espacio para propiciar la gestión de promesas (compromisos), asegurando que las competencias claves sean cubiertas y que el equipo aprenda a resolver problemas y usar el feedback como base de crecimiento entre sus miembros.