Vivimos en una nueva era en la cual los proyectos son cada día más complejos, y en consecuencia, el proceso de planificación se vuelve más difícil, errático y menos predecible.
De hecho, ¿sabías que el 49% de los proyectos de TI superan los plazos establecidos y solo el 15% de los proyectos se entregan a tiempo, según la encuesta PMI Global Project Management Survey 2017?
Además, el 80% de los proyectos de construcción están retrasados y su desfase es sobre 30% promedio, según la encuesta Cornerstone Projects Survey de 2022 en el Reino Unido.
Y si a esto sumamos que, para el 2027, más de 88 millones de personas estarán trabajando en gestión de proyectos y el valor de la actividad económica orientada a proyectos habrá alcanzado los 20 trillones de USD (+53% en comparación con 2017), según Harvard Business Review 2021, nos encontramos frente a una situación que debemos abordar urgentemente.
Por lo tanto, más que ofrecerte una receta mágica, quiero compartir contigo algunos enfoques que constantemente aplico al ayudar a mis clientes a mejorar la calidad en su proceso de planificación.
Estos enfoques buscan mejorar el tiempo de entrega de valor, reducir la variabilidad del desarrollo del plan, disminuir costos y, sobre todo, evitar pérdidas comunes como tener muchas actividades en proceso, retrasos, retrabajos y asumir capacidades inexistentes, entre otros.
A continuación, te comparto algunas herramientas y te animo a probarlas y compartir tus experiencias:
1. No reinventes la rueda cuando no es necesario: Si ya has realizado un proyecto similar cuyo plan fue probado y mejorado durante su desarrollo, utilízalo como base para tu siguiente plan. Eso sí, no debes suponer o asumir. Es importante que entiendas cada actividad, entregable, hito y el propósito de cada uno de estos elementos.
2. Apóyate en equipos que ya han logrado el éxito: Si ya cuentas con equipos que han realizado proyectos similares con éxito y están disponibles, aprende de sus prácticas y consejos. Este proceso va más allá de un plan, incluyendo formas de trabajo, actitudes al enfrentar problemas y el control del proyecto.
3. Solo existe un plan, el del proyecto: En muchas ocasiones, he escuchado ideas como “el plan es del proveedor” o “el plan lo gestiona el proveedor”. Esto suele ser un grave error por tres motivos:
• Se pierde involucramiento y control por parte del Cliente del Proyecto (Mandante).
• El proveedor y el cliente tienen intereses comunes pero también contrapuestos. Por ejemplo, el cliente quiere terminar antes y con el menor costo posible, mientras que para el proveedor, cuanto más dure el proyecto, suele ser mejor.
4. No trabajes en planes imaginarios: Asegúrate de que el plan que sigues en el proyecto sea el mismo que se está llevando a cabo. Evita dejar actividades parcialmente completadas en el pasado y luego declararlas como completadas, o declarar avances de tareas futuras sin ajustar el plan.
5. Claridad y transparencia: Asegura que todos estén sintonizados con el plan. Evita la práctica de que solo unos pocos conozcan el plan y los demás solo reciban información justa y necesaria. Esto evita que los problemas se detecten a tiempo y, en consecuencia, se terminen apagando incendios repetidamente.
6. Simplicidad: No intentes hacer planes demasiado detallados. Esto puede resultar en un plan difícil de explicar, difícil de cumplir y que requiera un enorme esfuerzo para mantenerlo consistente con la realidad del proyecto.
Aquí puedes aplicar técnicas como la planificación en olas (Rolling Wave Planning), que implica la planificación progresiva y detallada a medida que avanza el tiempo y se obtiene más información.
Más información ver https://www.teamly.com/blog/rolling-wave-planning-in-project-management/
y combinarlo, con el Pull Planning de Last Planner System, se enfoca en planificar y ejecutar tareas basándose en la demanda real del trabajo, en lugar de predefinir un cronograma detallado desde el principio. Esta técnica se opone a la planificación tradicional “push” donde se empujan tareas a través del proceso de trabajo.
Más información ver https://www.youtube.com/watch?v=7LdehS66AGQ
7. Hacer pull para armar el plan semanal: Similar a como se hace al iniciar un sprint en metodologías ágiles, el equipo decide las tareas que se realizarán en la semana basándose en el plan vigente, descartando aquellas que tengan algún impedimento para iniciarlas. Cada integrante del equipo se compromete a avanzar en las actividades seleccionadas.
8. Gestionar restricciones al flujo de trabajo y riesgos: Asegura que las restricciones identificadas en el plan intermedio se liberen a tiempo para que las actividades puedan iniciarse o completarse. En cuanto a los riesgos, revisa tu historial y determina acciones frente a las amenazas y oportunidades.
9. Disciplina: El equipo debe evaluar frecuentemente el progreso y resultado del proyecto, ajustando el plan según sea necesario y generando espacios de retrospección para identificar lo que funciona y lo que no. Aplicar el concepto de Causa de No Cumplimiento puede ayudar a evitar errores recurrentes.
Métricas Clave para Mejorar la Fluidez del Plan y Reducir la Incertidumbre
• PPC (Porcentaje del Plan Completado semanal): Mide qué tan capaz es el equipo de cumplir el plan semanal comprometido. Lo ideal es que se alcance el mayor porcentaje posible de cumplimiento.
• SPI (Schedule Performance Index): Mide la eficiencia del tiempo del proyecto, calculada como la relación entre % avance real / % avance según linea base.
• PCR (Percentage Constraint Released): El Porcentaje de Restricciones Liberado mide qué tan capaz es el equipo de cumplir en liberar restricciones identificadas. Lo ideal es que se alcance el mayor porcentaje posible de cumplimiento.
• Throughput: Cantidad de trabajo completado en un período de tiempo específico. Aumentar el throughput es una señal de mejora en la productividad del equipo.
• Task Slippage Rate: Proporción de tareas que se retrasan respecto al cronograma planificado. Esta métrica ayuda a identificar la frecuencia de retrasos en el proyecto.
• Percentage of On-Time Tasks: Calcula el porcentaje de tareas que se inician o completan a tiempo respecto al total planificado. Esto da una visión general de la puntualidad en la ejecución de tareas
• Active CNC Pareto: Nos permite saber qué Causas de No Cumplimiento (CNC) están generando más problemas actualmente.
• Curva S: es una herramienta visual que permite a los gestores de proyectos identificar tendencias y tomar decisiones basadas en datos para garantizar que los proyectos sigan por buen camino, además ayuda a comparar el avance real de un proyecto con el previsto para que comprendan el rendimiento y si es necesario o no hacer cambios.
Espero que estos enfoques, herramientas y métricas te sean de utilidad y te ayuden a mejorar la gestión de tus proyectos.